Politique de confidentialité
Chez ASQ Consultants, nous savons à quel point la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels sont importantes.
C’est pourquoi nous avons élaboré des politiques, directives et règles en matière de confidentialité de l’information afin d’assurer la protection des renseignements personnels.
Politique de gestion des renseignements personnels
Le respect de la vie privée et de la confidentialité est une préoccupation importante de la population canadienne. Au cours des dernières années, les parlements fédéral et provinciaux ont adopté diverses mesures législatives visant spécifiquement à protéger les renseignements personnels.
Nous avons mis en place des mesures de contrôle importantes et efficaces dans le but de protéger la nature confidentielle des renseignements personnels que nous détenons.
Afin d’offrir des services de qualité en matière d’avantages sociaux, nous devons avoir accès à certains renseignements personnels d’ordre médical, financier et familial. Nous gérons ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaires et en conformité avec les exigences légales et réglementaires en vigueur au Canada.
Le texte qui suit vous informe de nos engagements en matière de gestion et de protection des renseignements personnels.
Qu’est-ce qu’un « fournisseur de services »?
Il s’agit de toute entité, qu’elle soit une personne physique ou morale, qui gère des informations personnelles au nom d’ASQ Consultants. Il peut s’agir de sociétés tierces ou d’individus employés par ASQ Consultants dans le but de faciliter la prestation des services, de les fournir en son nom, d’exécuter des tâches associées aux services, ou d’aider ASQ Consultants à analyser l’utilisation des services.
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
Il s’agit de tout renseignement concernant une personne identifiable ou qui, pris séparément ou combiné avec d’autres données, permet d’identifier une personne. Cette notion exclut le nom et le titre d’un employé d’une organisation et les adresses et numéros de téléphone de son lieu de travail. Aussi, cette notion ne concerne pas les renseignements relatifs aux compagnies et aux autres personnes morales.
Collecte de renseignements personnels et constitution d’un dossier
Les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet sont consignés dans un dossier dont l’objet est de vous permettre de bénéficier de l’offre de différents services d’avantages sociaux et de services complémentaires.
En ce qui concerne ASQ Consultants, l’objet du dossier est de permettre de vous offrir des services d’avantages sociaux et des services complémentaires.
Les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous ou auprès de tiers, avec votre consentement, sont nécessaires pour que nous puissions vous offrir les services que vous souhaitez obtenir. Si vous refusez de nous les communiquer ou de nous donner les consentements requis à leur égard, il se pourrait qu’il nous soit impossible de faire affaire avec vous. Nous recueillons les renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires à l’objet du dossier et n’utilisons que des moyens licites pour ce faire.
Ces renseignements personnels doivent d’abord être recueillis auprès de vous. Sous réserve des exceptions prévues à la loi, ce n’est qu’avec votre consentement que nous pouvons recueillir auprès de tiers des renseignements personnels qui vous concernent. Lorsque cela se produit, la source de ces renseignements est inscrite au dossier.
Demande de règlement
Nous traitons vos demandes de règlement de façon confidentielle. Si nous devons obtenir des renseignements médicaux, ceux-ci ne servent qu’à l’évaluation de ces demandes. Si nous avons besoin d’obtenir des renseignements supplémentaires pour ce faire, nous utilisons alors le consentement que vous nous avez donné à cet effet sur ces mêmes demandes.
Détention, utilisation et communication de renseignements personnels
Nous prenons et appliquons les mesures de sécurité nécessaires et appropriées pour assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels en notre possession. Les renseignements personnels contenus dans les dossiers ne sont donc accessibles qu’aux personnes qui ont qualité pour en prendre connaissance et qui les consultent uniquement lorsque cela est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. Nous avons aussi mis en place plusieurs mesures de sécurité, notamment :
- la signature par tous nos employés, permanents et temporaires, d’un engagement de confidentialité concernant l’obligation de préserver la confidentialité des renseignements personnels contenus dans les dossiers. La violation de ces règles entraîne des sanctions pouvant aller jusqu’au congédiement;
- la mise en place de systèmes de sécurité dans nos établissements d’affaires pour éviter tout accès non autorisé à nos locaux;
- la mise en place de mesures de protection appropriées relativement à nos systèmes informatiques et aux renseignements qu’ils contiennent.
Dans la mesure du possible, nous veillons à ce que les renseignements personnels contenus dans le dossier que nous détenons sur vous soient à jour avant de les utiliser pour prendre une décision qui vous concerne.
À moins que vous n’y consentiez ou que la loi ne le prévoie, les renseignements personnels contenus dans le dossier que nous détenons sur vous ne sont pas utilisés à des fins qui ne sont pas pertinentes à l’objet de ce dossier.
Nous utilisons et communiquons nos listes de clients uniquement dans les limites permises par la loi. Nous pouvons nous servir de ces listes pour informer nos clients de nos promotions ou leur offrir un nouveau produit. En tout temps, vous pouvez faire retirer votre nom de nos listes de sollicitation en faisant parvenir une demande à l’attention du Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la fin du document.
Transferts de renseignements personnels à des fournisseurs
Lors du transfert de vos renseignements personnels vers des fournisseurs de services, ASQ Consultants s’assure de protéger les renseignements personnels qu’elle a sous sa garde; vos renseignements personnels sont confiés à des fournisseurs de confiance.
Droit d’accès et de rectification
Vous pouvez avoir accès aux renseignements personnels vous concernant contenus au dossier que nous détenons sur vous en faisant une demande écrite au Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la fin du document.
Ce droit d’accès et de rectification comprend, entre autres :
- le droit de consulter gratuitement les renseignements personnels contenus dans ce dossier;
- le droit d’obtenir une copie des renseignements personnels contenus dans ce dossier moyennant des frais raisonnables;
- le droit de faire corriger des renseignements personnels incomplets, inexacts ou équivoques contenus au dossier.
Traitement des plaintes
Advenant une mésentente avec nous relativement à l’exercice de vos droits énoncés dans le présent document ou à toute autre situation liée à la protection des renseignements personnels vous concernant, vous pouvez déposer une plainte en communiquant avec Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à la fin du document.
Votre dossier sera alors pris en charge par le bureau du Responsable de la protection des renseignements personnels qui vous informera de la procédure à suivre. Une enquête sera effectuée à l’égard de chaque plainte. Si la plainte est justifiée, nous corrigerons la situation particulière soulevée par celle-ci.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Le Responsable de la protection des renseignements personnels détient les rôles suivants :
- gérer les réponses aux demandes d’accès et de rectification;
- gérer les demandes de retrait des listes de sollicitation;
- gérer les réponses aux plaintes en matière de gestion et de protection des renseignements personnels.
Le Responsable de la protection des renseignements personnels est aussi à votre disposition pour vous fournir toute autre information ou répondre à vos questions en matière de gestion et de protection des renseignements personnels. Voici comment le joindre :
Responsable de la protection des renseignements personnels
1350, rue Royale, bureau 1500
Trois-Rivières (Québec) G9A 4J4
confidentialite@asq-consultants.com
Changements à la politique
Nous nous réservons le droit de modifier en tout temps la présente politique.
Précisions sur la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels
ASQ Consultants recueille des renseignements personnels (c’est-à-dire des renseignements qui peuvent être associés explicitement à votre identité, comme votre nom, votre adresse ou votre adresse de courriel) seulement lorsque vous les leur fournissez de votre propre gré.
ASQ Consultants s’engage à protéger vos renseignements personnels à l’aide de mesures de sécurité appropriées.
Utilisation de fichiers témoins (cookies)
Nous utilisons des témoins (ex. : cookies) pour améliorer votre expérience de navigation, diffuser des publicités ou des contenus personnalisés et analyser notre trafic. En cliquant sur « Tout accepter », vous consentez à notre utilisation des cookies.
Sondages et concours
Si vous répondez à un sondage ou vous inscrivez à un concours, nous connaîtrons votre opinion ou votre réponse ou toute autre information que vous voudrez bien nous fournir. Il est possible que nous utilisions ces renseignements dans les résultats du sondage et que nous les affichions dans notre site Web. Dans le cas d’un concours, nous utiliserons votre inscription pour les fins du tirage.
Faites-nous part de votre opinion et de vos préoccupations
Faites-nous part de vos commentaires, questions et préoccupations. Votre opinion est importante pour nous. Communiquez par la poste, par téléphone ou par courriel avec le Responsable de la protection des renseignements personnels:
Responsable de la protection des renseignements personnels
1350, rue Royale, bureau 1500
Trois-Rivières (Québec) G9A 4J4
confidentialite@asq-consultants.com
Veuillez noter que si vous nous envoyez un courriel, nous utiliserons votre adresse uniquement pour donner suite à votre requête.